Styrelseprotokoll (konstituerande)
Ett konstituerande styrelseprotokoll är det första protokoll som upprättas efter att en ny styrelse har valts, vanligtvis vid en bolagsstämma. Detta protokoll dokumenterar de beslut som fattas när den nya styrelsen organiserar sig och fördelar rollerna inom styrelsen. Det är en viktig del av det formella arbetet i en styrelse och fungerar som en juridisk handling som visar hur styrelsen har konstituerats och vilka personer som har tilldelats vilka uppgifter.
När en ny styrelse har valts, behöver styrelseledamöterna hålla ett första möte för att organisera sig och fördela ansvaret inom styrelsen. Detta möte kallas för ett konstituerande styrelsemöte, och protokollet från detta möte är ett konstituerande styrelseprotokoll. I protokollet dokumenteras viktiga beslut, såsom:
- Val av styrelseordförande
Styrelsen väljer en ordförande som leder styrelsens arbete och representerar styrelsen utåt. - Fördelning av övriga roller
Om styrelsen har flera ledamöter med specifika roller, som exempelvis sekreterare, kassör eller vice ordförande, dokumenteras dessa utnämningar i protokollet. - Firmateckning
Styrelsen beslutar om vem eller vilka som har rätt att teckna företagets firma, det vill säga att skriva under avtal och andra juridiska dokument å företagets vägnar. - Fastställande av arbetsordning
Styrelsen kan också besluta om en arbetsordning som reglerar hur styrelsearbetet ska bedrivas, hur ofta möten ska hållas, och andra praktiska frågor som rör styrelsens arbete.
Varför är styrelseprotokollet viktigt?
Det konstituerande styrelseprotokollet är en central del av det formella styrelsearbetet. Det fungerar som ett juridiskt dokument som kan användas för att visa hur styrelsen har organiserat sig och vilka beslut som fattats vid det första mötet. Detta är viktigt både internt inom företaget och externt gentemot exempelvis banker, myndigheter och affärspartners. Protokollet kan behövas vid olika tillfällen, såsom vid bankärenden, ingående av avtal, eller när företaget ska lämna in dokument till Bolagsverket.
Hur upprättas ett konstituerande styrelseprotokoll?
Ett konstituerande styrelseprotokoll bör upprättas skriftligen och innehålla följande uppgifter:
- Datum och plats för mötet
Ange när och var det konstituerande styrelsemötet hölls. - Närvarande ledamöter
Lista de styrelseledamöter som var närvarande vid mötet. - Beslut som fattats
Dokumentera de beslut som fattades under mötet, inklusive val av ordförande, fördelning av övriga roller, firmateckning och eventuell arbetsordning. - Underskrifter
Protokollet ska undertecknas av den som fört protokollet och justeras av ordföranden och en eller flera justerare.
Vår hjälp med konstituerande styrelseprotokoll
Juridisk rådgivning
Vi erbjuder juridisk rådgivning för att säkerställa att det konstituerande styrelseprotokollet är korrekt upprättat och uppfyller alla formella krav. Vi kan också ge råd om hur styrelsearbetet bör organiseras.
Upprättande av protokoll
Vi hjälper dig att upprätta det konstituerande styrelseprotokollet och ser till att alla viktiga beslut dokumenteras på ett korrekt sätt. Vi kan också granska redan upprättade protokoll för att säkerställa att de är juridiskt hållbara.
Hantering av formalia
Om du behöver lämna in dokument till Bolagsverket eller andra myndigheter efter det konstituerande mötet, kan vi hjälpa dig att hantera denna formalia på ett smidigt sätt.
Ta fram ett styrelseprotokoll idag
I vår avtalstjänst kan du ta fram de avtal och juridiska dokument du behöver, helt på egen hand. Du blir guidad genom varje steg så att det blir så enkelt som möjligt för dig att ta fram de dokument du behöver för en mindre kostnad. Vill du däremot få hjälp är det bara att du mejlar eller ringer oss, så får du hjälp av våra jurister.
Vanliga frågor om konstituerande styrelseprotokoll
Måste alla styrelseledamöter närvara vid det konstituerande mötet?
Det är önskvärt att alla styrelseledamöter närvarar vid det konstituerande mötet, men det är inte ett krav. Om någon ledamot inte kan närvara, kan besluten ändå fattas av de närvarande, förutsatt att mötet är beslutsmässigt.
Kan vi ändra beslut som fattats i det konstituerande styrelseprotokollet?
Ja, beslut som fattats vid det konstituerande mötet kan ändras vid senare styrelsemöten om det behövs. Ändringarna ska då dokumenteras i protokoll från det möte där ändringarna beslutades.
Vad händer om vi inte upprättar ett konstituerande styrelseprotokoll?
Om inget konstituerande styrelseprotokoll upprättas, kan det skapa osäkerhet kring vem som har rätt att företräda företaget och fatta beslut å dess vägnar. Detta kan leda till juridiska problem och försvåra företagets verksamhet.
